Flera anställda upplever idag ljud och avbrott som två av de främsta källorna till frustration på arbetsplatsen. Dessa störningskällor påverkar inte bara din produktivitet utan kan också leda till fler fel, övertid och stress [1]. I det här blogginlägget fördjupar vi oss i hur du med hjälp av nudging kan förbättra din arbetsmiljö.

 

Ljud och avbrott är ett utbrett problem på många moderna arbetsplatser, och många anställda upplever att de har svårt att hinna med sitt arbete på grund av just detta. Problemet är särskilt utbrett i öppna kontorslandskap som typiskt är utformade till att främja samarbete mellan medarbetare.

Enligt Gloria Mark, från University of California, tar det i genomsnitt 23 minuter och 15 sekunder för en anställd att återuppta sitt jobb efter ett avbrott. Det kan vara värdefulla minuter under en hektisk arbetsdag. En artikel i Harvard Business Review påpekar dessutom att en medarbetare i genomsnitt förlorar upp till 86 minuter per arbetsdag på grund av avbrott [2]. Uppskattningen baseras på en undersökning som inkluderar mer än 10 000 yrkesverksamma över hela världen [3].

På många arbetsplatser upplever anställda att de under en arbetsdag får flertalet frågor som inte ingår bland deras primära arbetsuppgifter. Alla dessa avbrott gör att vi behöver arbeta snabbare, som i sin tur kan leda till fel, stress och övertid. Fler och fler arbetsplatser har därför insett potentialen i att aktivt arbeta med beteendeförändringar för att minska antalet avbrott.

Ljud och avbrott ingår i ett brett spektrum av problem. Från den högljudda skrivaren, kollegan med de höga klackarna, det korta sociala avbrottet till en nödsituation som snabbt måste lösas.  Flera anställda kan ha svårt att säga nej till sina kollegor som ber om hjälp. Dessutom börjar ofta avbrott som små oskyldiga frågor för att sedan ta mycket längre tid än väntat.

 

Flow-lights: En ”high-tech” nudge mot avbrott

I en studie testade en grupp forskare från Zürich Universitet ett system som skulle hjälpa anställda att bedöma huruvida deras kollegor var upptagna eller ej [4]. Systemet bestod av att de installerade signallampor på medarbetarnas arbetsstationer, vilket skulle visa deras nuvarande status till kollegor.  Om lampan lyste rött betydde det ”upptagen”, gult stod för “borta” och till sist om den visade grönt betydde det att man var ”ledig” (se figur 1).

 

Figur 1 

 

För att testa effekten genomfördes en studie på 449 deltagare i 12 länder. Resultatet visade en minskning med 46 procent i antalet avbrott. Samtidigt uttryckte flera anställda att deras kollegor var mer respektfulla i samband med avbrott, såvida det inte handlade om en nödsituation. Dessutom var flera så nöjda med systemet, att 85 procent fortsatte att använda lösningen efter att försöket hade avslutats.

 

6 nudgar till att reducera avbrott på din arbetsplats

 

1. Stäng av onödiga digitala notifikationer

Det är inte bara kollegor som kan skapa avbrott och störningar – utan det är också vår teknik. En mailnotifikation fångar lätt vår uppmärksamhet och innan vi vet ordet av, har vi spenderat 10 minuter på att svara på ett mail som vi kunde ha väntat med till senare. Börja därför med att se till att alla dina onödiga notifikationer är avstängda, både på datorn och på mobiltelefonen.

 

2. Signalera att du är upptagen

Den andra nudgen består av att signalera om att du inte vill bli störd. En sådan signal kan till exempel vara att du placerar en grön porslinsgroda på ditt skrivbord när du inte vill att någon ska störa dig (eller något annat som står i kontrast till din omgivning). När grodan inte är framme är det fritt fram för kollegor att ställa frågor. Det som är bra med den här lösningen är att det hjälper andra att avgöra om du är upptagen eller inte. Och lägg märke till att den här nudgen fungerar på samma sätt som den tidigare nämnda ”flow-light” lösningen, men i en analog och mycket billigare version.

 

3. Avtala fasta tidsrum till småprat 

Det finns olika typer av småprat, exempelvis privata eller arbetsrelaterade. Småprat kan vara en viktig del av ett företags retentionsstrategi och är också grundläggande när det gäller medarbetares upplärning och optimering av arbetsuppgifter. Men medarbetare som ofta söker kontakt tänker nödvändigtvis inte över hur mycket det faktiskt påverkar den kollega de avbryter. Ett tips är att planlägga korta fastlagda pauser som är dedikerade till småprat. Tanken är att medarbetare som ofta söker kontakt, ska ha en fast tidpunkt att se fram till och på så vis avvaktar med att avbryta sina kollegor.

 

4. Ha ett svar förberett

Det kan vara svårt att säga ifrån till en kollega och samtidigt upprätthålla en god stämning. För att inte bli helt uppslukad av ett avbrott kan du förbereda ett svar som är ämnat till att förhindra avbrott. Ett exempel skulle kunna vara: ”Det vill jag jättegärna prata mer om men jag är verkligen pressad här. Kan vi ta det i lunchpausen?”

 

5. Ha ett block för frågor och idéer nära till hands

Ibland händer det att vi får riktigt bra idéer och vi grips då av en överväldigande önskan om att omedelbart dela vår tanke med våra kollegor. Det kan också vara en fråga som vi gärna vill ha svar på så fort som möjligt. I rädsla för att glömma idéen eller frågan, går vi direkt och delar vår tanke till den kollega vi har närmast till hand. Ett tips kan vara att ha ett block framme, där du kan skriva ned idéer och frågor, och sedan ta dem vid ett bättre tillfälle – exempelvis under en paus eller vid ett fast tidsrum för småprat. Förutom att minska antalet avbrott så hjälper det personen som kommer på en idé eller har en fråga, att få ur tanken ur sitt huvud och ned på papper.

 

6. Gör en procedur för avbrott

Ibland kan det vara svårt att bedöma vilka frågor som är okej att avbryta en kollega med. Ett sätt att hantera denna osäkerhet kan vara att kartlägga de vanligaste frågorna och skissera en enkel procedur för när det är okej att avbryta. Procedurer för avbrott måste givetvis utformas för att passa den specifika arbetsplatsen. Figur 2 visar ett enkelt exempel på ett sådant tillvägagångssätt.

 

Figur 2

 

 

Vi är jätteintresserade av arbetsmiljö och vi är alltid nyfikna på att höra mer om eras problemställningar. Om du sitter med ett arbetsmiljörelaterat problem, skriv eller ring bara till oss, så kan vi prata om din verksamhets potential att arbeta med nudging.

Kurs: Nudging i praktiken

Vill du lära dig att skapa hållbara beteendeförändringar med hjälp av nudging?
Om författaren

Evelina arbetar som Behavioural Analyst hos iNudgeyou och har ansvar för alla projekt, kurser och föredrag i Sverige. Evelina är utbildad nationalekonom (med fokus på beteendeekonomi) från Lund och Köpenhamns Universitet, och har ett stort intresse för miljö, hållbarhet och public policy. Sedan 2014 har hon varit med och administrerat The Swedish Nudging Network, ett nätverk för forskare, politiker och andra aktörer som är intresserade av att beteendevetenskap. Evelina strävar efter att öka kännedomen och intresset för nudging i Sverige – både hos offentliga och privata aktörer. Vill du veta mer om nudging?

Kontakta Evelina på: evelina@inudgeyou.com

 

Referenser

[1] Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008, April). The cost of interrupted work: more speed and stress. In Proceedings of the SIGCHI conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 107-110). ACM.

[2] Källa: https://hbr.org/2015/03/stop-noise-from-ruining-your-open-office

[3] Klicka här för rapporten.

[4] Züger, M., Corley, C., Meyer, A. N., Li, B., Fritz, T., Shepherd, D., … & Snipes, W. (2017, May). Reducing Interruptions at Work: A Large-Scale Field Study of FlowLight. In Proceedings of the 2017 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 61-72). ACM.

Brochure for Masterclass in Nudging

Thank you for your interest. We will send you an e-mail with the brochure.

Brochure for kurset Nudge din Kommunikation

Tak for din interesse. Vi sender dig en mail med brochuren.

Brochure for kurset Nudging og det gode arbejdsmiljø

Tak for din interesse. Vi sender dig en mail med brochuren.

Brochure forMasterclass i Nudging

Tak for din interesse. Vi sender dig en mail med brochuren.

Broschyr till Nudging i Praktiken

Tack för ditt intresse. Vi kommer inom kort att skicka ett mail till dig med broschyren.

Shares

Share This

Share this post with your friends!

X