Flere ansatte oplever i dag støj og afbrydelser som den primære kilde til frustration på arbejdspladsen. Støj og afbrydelser går ikke kun ud over medarbejderens produktivitet, men kan også føre til flere fejl, overarbejde og stress [1]. I denne blogpost ser vi nærmere på, hvordan du kan nudge dit arbejdsmiljø og reducere støj og afbrydelser.
Støj og afbrydelser et udbredt problem på mange moderne arbejdspladser, og flere ansatte oplever, at de har svært ved at nå deres arbejdsopgaver pga. af støj og afbrydelser. Problemet er særligt udbredt i storrumskontorer, som typisk er designet til at appellere til samarbejde.
Ifølge Gloria Mark, fra University of California, så tager det i gennemsnit 23 minutter og 15 sekunder for en medarbejder at komme tilbage til arbejdet efter en afbrydelse. Det kan være dyrebare minutter i en presset arbejdsdag. En artikel fra Harvard Business Review peger dertil på, at en gennemsnitlig medarbejder mister op til 86 minutter pr. arbejdsdag på grund af afbrydelser [2]. Estimatet bygger på et survey fortaget på over 10.000 ansatte verden over [3].
Flere steder oplever medarbejdere, at de i løbet af en arbejdsdag får en række forespørgsler, som ligger uden for deres kerneopgaver. De mange afbrydelser tvinger dem til at arbejde hurtigere, hvilket kan føre til fejl, overarbejde og stress. Flere arbejdspladser har derfor fået fokus på reducere antallet af afbrydelser ved at arbejde med adfærdsforandringer.
Støj og afbrydelser dækker over en bred vifte af problemstillinger. Fra den larmende printer, kollegaen med de høje hæle og den korte sociale afbrydelse til den relevante afbrydelse, som skyldes en hastesag.
Flere medarbejdere kan have svært ved at sige fra over for deres kollegaer som afbryder, fordi de gerne vil være hjælpsomme. Dertil kommer at afbrydelser ofte starter som små uskyldige forespørgsler, som så ender med at tage længere tid end først forventet.
Flow-lights: Et ‘high-tech’ nudge mod afbrydelser
I et studie afprøvede en gruppe forskere fra Zürich Universitet et system, som skulle hjælpe medarbejdere til at vurdere om deres kollega var optaget eller ej [4]. Systemet bestod i at montere signal-lamper ved medarbejdernes arbejdsstation, som skulle signalere deres status til kollegaer, hvor rød betød ’travl’, gul betød ’væk’ og grøn betød ’fri’ (se figur 1).
Figur 1: Illustration af flow-lights
For at teste effekten blev der udført et eksperiment på 449 deltagere i 12 lande. Resultatet viste en reduktion på 46 procent i antallet afbrydelser. Samtidig gav flere medarbejdere udtryk for, at deres kollegaer udviste en øget opmærksomhed, i forhold til ikke at afbryde med mindre det var vigtigt. Dertil kom at flere af medarbejderne var så tilfredse med systemet, at 85 procent fortsatte med at bruge løsningen efter forsøget sluttede.
6 simple nudges til reduktion af afbrydelser på arbejdspladsen
1. Slå unødvendige digitale notifikationer fra
Det er ikke kun kollegaer der kan skabe afbrydelser og forstyrrelser – det kan vores teknologi også. En mail-notifikation kan fange vores opmærksomhed, og inden vi ved af det, har vi brugt 10 minutter på at besvare en mail, som kunne have ventet. Start derfor med at sikre, at unødvendige notifikationer er slået fra.
2. Signalér at du er optaget
Det andet nudge består i at signalere, hvornår man ikke vil forstyrres. Et sådanne signal kunne eksempelvis være at have sin grønne frø i porcelæn stående på skrivebordet, når man ikke vil forstyrres. Når frøen ligger i skuffen, kan kollegaer frit stille spørgsmål. Det gode ved dette simple nudge er, at det hjælper andre med at vurdere, hvorvidt man har travlt eller ej. Og bemærk lige, at dette nudge fungerer på samme måde som flow-light løsning, men i en ‘analog’ og langt billigere udgave.
3. Aftal faste tidsrum til smalltalk
Der er forskellige former for smalltalk som for eksempel privat eller arbejdsrelateret. Smalltalk kan være en vigtig komponent i en fastholdelsesstrategi, men kan også være ønskværdigt da meget læring og optimering af arbejdsopgaver sker på baggrund af, at medarbejderne taler med hinanden løbende. Medarbejdere som søger kontakt, tænker imidlertid ikke nødvendigvis over, hvad det betyder for den kollega, som de afbryder. Et tip er her, at planlægge korte fastlagte pauser som er dedikeret til smalltalk. Tanken er, at medarbejdere som ofte søger kontakt, vil have et fast tidspunkt at se frem til og venter med at afbryde.
4. Hav en sætning parat
Det kan være svært at sige fra på en måde overfor en kollega, så man bevarer den gode stemning. Dertil kommer at hvis man ikke har en sætning parat, så kan man hurtigt ende med at bruge mere tid på afbrydelsen end man ønskede. For ikke at blive opslugt af en afbrydelse, så kan det være en idé at forberede en formulering, som er designet til at komme afbrydelsen i forkøbet. En formulering kunne for eksempel være: ”Det vil jeg faktisk rigtig gerne diskutere, jeg er frygtlig presset nu her, men kan vi tage den i frokostpausen?”.
5. Hav en blok liggende til spørgsmål og idéer
Nogle gange sker det! Den gode idé popper op, og vi gribes af en overvældende lyst til at dele idéen. Eller er spørgsmål som vi gerne ville have et svar på opstår. I frygt for at glemme idéen eller spørgsmålet tager vi straks fat i vores nærmeste kollega. Et tip kan være at have en blok liggende, hvor idéer og spørgsmål skrives ned, så de kan tages i pausen. Det vil både kunne reducere antallet af afbrydelser, og hjælpe personen som kom på idéen eller spørgsmålet med, at få tanken ud af hovedet og ned på papir.
6. Lav en procedure for afbrydelser
Det kan til tider være svært at vurdere, hvilke spørgsmål som er OK at afbryde en kollega med. En måde at imødekomme denne usikkerhed på kan være, at kortlægge de mest almindelige forespørgsler, og lave en simpel procedure for, hvornår det er OK at afbryde. Procedurer for afbrydelser skal naturligvis udformes så den passer til den specifikke arbejdsplads. I figur 2 ses et forsimplet eksempel på en sådan procedure.
Figur 2: Eksempel på en simpel procedure for afbrydelser
Vi elsker arbejdsmiljø og er altid nysgerrige på at høre om nye problemstillinger. Hvis du sidder med en udfordring, så skriv eller ring endelig til os, så tager vi gerne en uforpligtende snak.
Referencer
[1] Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008, April). The cost of interrupted work: more speed and stress. In Proceedings of the SIGCHI conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 107-110). ACM.
[2] Kilde: https://hbr.org/2015/03/stop-noise-from-ruining-your-open-office[3] For rapporten, klik her.[4] Züger, M., Corley, C., Meyer, A. N., Li, B., Fritz, T., Shepherd, D., … & Snipes, W. (2017, May). Reducing Interruptions at Work: A Large-Scale Field Study of FlowLight. In Proceedings of the 2017 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 61-72). ACM.
Kom på kursus i Nudging
