Un creciente número de colaboradores en las organizaciones experimentan ruidos e interrupciones, como la principal fuente de frustración en el ámbito laboral. El ruido y las interrupciones no solo afectan la productividad, sino que también pueden llevar a errores innecesarios, horas extras de trabajo y estrés [1]. En este blogpost analizaremos como, con una serie de iniciativas, se puede mejorar el entorno laboral, reduciendo el ruido y las interrupciones.
El ruido y las interrupciones son problemas muy frecuentes en muchos lugares de trabajo en la actualidad. A un creciente número de empleados les resulta difícil finalizar sus tareas en el trabajo, debido al ruido y las interrupciones. Es un problema común en las grandes oficinas, que por lo general están diseñadas para la incentivar la cooperación y el trabajo en equipo.
Gloria Mark, de la Universidad de California, estima que recuperar el foco en una tarea, después de una interrupción, le demanda a un empleado un promedio de 23 minutos y 15 segundos.
El tiempo perdido podría potencialmente haber sido mejor utilizado, especialmente en un día de mucho trabajo.
Mas aún, un artículo de Harvard Business Review indica que los trabajadores pierden hasta 86 minutos por día, debido a distracciones por ruido [2]. Para esta estimación, se analizaron a más de 10,000 empleados de 14 paises [3].
Lo que ocurre, en muchas organizaciones, los empleados sienten que los interrumpen con muchas consultas a lo largo del día, que están fuera de sus tareas principales. Tantas interrupciones los fuerzan a trabajar más rápido, lo que puede producir errores, horas extras y estrés. Por lo tanto, muchos lugares de trabajo se están centrando en reducir la cantidad de interrupciones y están trabajando en un cambio conductual.
El ruido y las interrupciones cubren una amplia gama de cuestiones, que incluyen desde la impresora ruidosa y la colega con tacos altos, hasta las interrupciones sociales relevantes. A muchos colaboradores les resulta difícil rechazar las interrupciones de los colegas, porque quieren ayudar, sin embargo, las interrupciones cortas, como pequeñas preguntas, con frecuencia terminan demandando más tiempo del esperado.
Luces de status: Un Nudge de alta tecnología para evitar las Interrupciones
En un estudio de un grupo de investigadores de Zürich University, probaron un Sistema que ayudaba a los empleados a evaluar si su colega estaba ocupado o no [3]. El sistema contaba con luces instaladas en el puesto de trabajo de los empleados, que señalaba la situación de los colegas, donde el rojo significaba “ocupado”, amarillo significaba “ausente” y verde “disponible” (ver recuadro 1).
Se llevó a cabo un experimento con 449 participantes en 12 países, para comprobar el efecto. El resultado demostró que la cantidad de interrupciones se redujo un 46%. Además, varios funcionarios expresaron que sus colegas prestaban más atención cuando interrumpían, ya que lo hacían solamente cuando era necesario.
Los empleados estaban complacidos con el sistema que el 85% continuó utilizando la solución, después del experimento.
6 recomendaciones para reducir las interrupciones en el lugar de trabajo
1. Desactivar las notificaciones innecesarias
No son solo nuestros colegas los que generan interrupciones; nuestra tecnología también lo hace. Una notificación de un e-mail puede llamar rápidamente nuestra atención y antes de que lo sepamos, hemos perdido 10 minutos respondiendo un e-mail que podía haber esperado. Por lo tanto, asegúrese de desactivar las notificaciones innecesarias.
2. Señalice de que está ocupado
La segunda iniciativa consiste en hacer saber a sus colegas cuándo no quiere ser molestado. Esto puede hacerse, por ejemplo, poniendo un objeto que simbolice cuando no quiere que lo molesten. Cuando el mismo objeto está en el cajón, los colegas podrán preguntar o interrumpirlo. Por lo tanto, usted los ayuda a determinar si está ocupado o no. Observe que esta iniciativa funciona de la misma manera que la solución con luz de estatus, pero es análoga y una versión más económica.
3. Programa tiempo para charlas casuales
Existen distintos tipos de charlas casuales, privadas o relacionadas con el trabajo. Pueden ser un componente importante de la cultura de la empresa, pero también pueden ser necesarias porque mucho aprendizaje y optimización del trabajo se produce cuando los empleados hablan entre sí durante el día. Sin embargo, los empleados que buscan una charla no necesariamente piensan sobre cómo la misma afecta al colega que interrumpen. Una manera de solucionar este problema es organizar recesos cortos para estas charlas. Estos recesos crearán un tiempo específico para buscar a aquellos con quienes desea hablar y al mismo tiempo limitan las interrupciones innecesarias.
4. Tener una frase preparada de antemano
Puede ser difícil rechazar a un colega de una manera cordial, que no genere mal humor. Además, si no tiene una justificación lista, a menudo termina perdiendo más tiempo con la interrupción de lo que preveía. Por suerte, usted puede prepararse para este problema y evitar una situación un poco molesta. Nuestra propuesta es que formule una frase que esté diseñada para impedir por adelantado las interrupciones. Un ejemplo podría ser el siguiente: “me encantaría hablar de esto contigo, pero estoy muy atrasado en este momento. ¿Quieres que lo charlemos durante el almuerzo?”
5. Tener un anotador cerca tuyo
¡Algunas veces pasa! La buena idea surge y estamos fascinados por un deseo incontenible de compartir la idea. O un tema sobre el que nos gustaría tener una respuesta. Por el temor de olvidar la idea o tema, inmediatamente buscamos captar la atención de un colega. En este caso, un anotador será su mejor amigo. En vez de interrumpir a un colega, usted puede escribir los temas o ideas y guardarlos para después. Esto reducirá el número de interrupciones y también lo ayudará a dejar por escrito sus pensamientos, en vez de tratar de recordarlos.
6. Crear un procedimiento para las interrupciones
A veces puede ser difícil determinar si corresponde o no interrumpir a un colega con determinada cuestión. Una manera de abordar esta incertidumbre puede ser hacer un mapa de las preguntas más comunes y tener un procedimiento simple para cuándo es conveniente interrumpir.
Dicho procedimiento, por supuesto, deben ajustarse al lugar de trabajo específico.
La Figura 2 muestra dicho ejemplo.
Nos motivan los proyectos relacionados a la mejora en el contexto de trabajo, y siempre estamos interesados en saber sobre nuevos desafíos. Si está interesado en conocer más sobre nuestro trabajo y conocer cómo podríamos ayudarlo, por favor no dude en escribirnos un email o sin duda llamarnos.
Referencias:
[1] Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008, April). The cost of interrupted work: more speed and stress. In Proceedings of the SIGCHI conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 107-110). ACM.
[2] https://hbr.org/2015/03/stop-noise-from-ruining-your-open-office
[3] Click here for the report.
[4] Züger, M., Corley, C., Meyer, A. N., Li, B., Fritz, T., Shepherd, D., … & Snipes, W. (2017, May). Reducing Interruptions at Work: A Large-Scale Field Study of FlowLight. In Proceedings of the 2017 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 61-72). ACM.